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Sans aucune prétention, voici quelques concepts / idées qui me trottent dans la tête depuis quelques temps et qui pourraient peut-être améliorer notre quotidien…

1) Un détecteur infrarouge sur les postes de télévision pour limiter la consommation d'énergie.

Un principe tellement simple ! Combien de fois avez-vous laissé la TV allumée dans le salon alors que plus personne ne la regarde ? En intégrant un petit détecteur infra-rouge identique à ceux utilisés sur certaines alarmes, nous pourrions programmer l'extinction automatique du téléviseur au-delà d'un certain laps de temps si personne ne se trouve dans la pièce. Reste à savoir la surconsommation générée par tous ces petits détecteurs serait inférieure à la consommation des TV allumées sans spectateurs…(cf. le syndrome de la fausse bonne idée !)

2) "Echo Système", un système unique d'avis de consommateurs (j'ai bien sûr pris soin d'acheter le domaine !)

A maintes reprises, j'aurais voulu faire suivre des remarques / critiques aux services de consommateurs de grandes enseignes, surtout parfois pour apporter mes idées d'améliorations. Le problème étant que nous n'avons généralement le choix qu'entre des adresses postales ou des n°surtaxés (ou en tout cas des numéros qui ne sont que très rarement gratuits !)… Mon idée serait donc de créer une plate-forme unique & simplifiée d'avis de consommateurs. Aucun lien avec Ciao.fr qui se démarque par l'exhaustivité des critiques formulées par les consommateurs. Ici, un seul code suffit à partir d'Internet ou de son téléphone d'exprimer un "J'aime / Je n'aime pas / Je trouve que…" qui peut ensuite être consolidé par une marque. Il suffirait de créer un code unique pour chaque produit que l'on associerait à un petit logo facilement identifiable sur les packagings. On créerait ainsi un "réflexe simple" d'expression pour les consom'acteurs. Un des principes étant que les marques décideraient de s'affilier à Echo Système pour mieux intégrer les opinions de leurs clients à faible coût… les consommateurs pourraient, eux, gagner des réductions sur des produits… que l'on pourrait cibler en fonction des avis exprimés… Une idée à creuser mais malheureusement facilement copiable. Je n'imagine pas pouvoir proposer ce concept à de grandes enseignes sans que le concept ne soit rapidement copié et offert au public plus rapidement ! (pour autant que le concept puisse intéresser une enseigne…)

3) Des pansements reprenant les différentes couleurs de peau.

Cette idée a environ 15 ans ! J'avais été frappé par le contraste créé par l'apposition d'un pansement "couleur chair" sur la peau d'un africain lors que je patientais patiemment avec ma mère dans la file d'un supermarché. Personne n'avait-il donc eu l'idée de créer des pansements dans différentes nuances ? A l'heure où j'écris ces lignes, je sais que des pansements décorés "Spiderman" ou "Star Academy" sont légion mais qu'en est-il de ceux qui portent par exemple le noir d'ébène comme couleur de peau ? Je n'ai pas encore croisé ce genre de pansements… si "Echo Système" existait (cf. ma précédente idée), j'aurais déjà envoyé un mail à Hansaplast !

Vos avis et commentaires toujours les bienvenus !

Dans la lignée de mes précédents posts, je voudrais partager avec vous un outil véritablement pratique lorsque le nombre de tâches que l'on a à faire croît de manière sensible.

Certains sont adeptes de la méthode post-its (collés sur l'écran de votre ordinateur, ils peuvent donner une image un peu "brouillon" de votre manière de travailler, sans parler des problèmes de transportabilité...), d'autres privilégient des listes sur Bloc-Notes mais, au final, nous avons vite tendance à perdre de vue ce qui est prioritaire de ce qui ne l'est pas.

L'idée est donc de créée une matrice permettant de "ranger" les tâches au moment où elles apparaissent en fonction de leur degré d'urgence et de leur importance.

On visualise donc tout de suite ce qui est à faire rapidement et, pour autant, on ne perd pas de vue les actions de fond ou avec peu de valeur ajoutée.

Privilégier les tâches que nous considérons comme "plaisantes" est une tendance naturelle…mais elle n'est souvent pas synonyme d'efficacité ! Cette "matrice" aide donc les êtres chaotiques que nous sommes à remettre un petit d'ordre dans nos manières de travailler !

Pour ceux qui veulent essayer, le Fichier Excel en téléchargement ici.

Dans la vision "restreinte" que beaucoup d'employés possèdent vis à vis de leurs congénères, une personne qui travaille beaucoup (en terme de durée) est une personne qui fait "du bon boulot" !

Tout du moins, c'est une croyance largement répandue dans les entreprises françaises alors que bon nombre de sociétés, que ce soit outre-Manche ou outre Atlantique, considèrent des heures de travail à rallonge comme un aveu cinglant d'inefficacité... Le stéréotype du jeune cadre dynamique restant tard au bureau pour boucler un dossier "important" en prend donc un sacré coup dès que nous allons voir chez certains de nos voisins !

Récemment, une personne hiérarchiquement plus « élevée » que moi m’a fait remarquer ironiquement un départ en fin d’après-midi qu’elle jugeait comme « anticipé » par rapport aux horaires normaux d’un cadre...

Ce qu’il y a de plus intéressant dans cette histoire, c’est qu’elle a amené à réfléchir sur tous les paradoxes que soulevait sa remarque.

Premièrement, la société pour laquelle je travaille fonctionne en mode dit « Projets » et a donc pour particularité d’avoir une activité cyclique (et généralement très soutenue). Des périodes calmes succèdent heureusement à des périodes plus agitées afin de laisser aux personnes le loisir de faire le point sur la dernière tempête vécue et de réfléchir aux prochains ouragans visibles à l’horizon !

Considérons-donc que lors des périodes « agitées », mon activité journalière soit représentée par environ 200 unités . En travaillant 9 heures par jour, mon taux de performance est donc à peu près de 22 unités de travail / heure.

Si pendant les périodes « calmes » (qui réclament environ 150 unités de travail par jour), je me borne à suivre scrupuleusement les mêmes horaires, ma productivité va donc se réduire naturellement à 16 UDT/jour alors que le rythme de 22 UDT/jour me convient parfaitement.

Si maintenant nous partons du principe que l’Homme possède une tendance naturelle à s’adapter à son environnement et à ses contraintes (la résilience), nous pouvons poser le postulat que le retour à une période « agitée » pourra être mal vécue si elle est trop brusque car me forçant à gagner 30% de productivité en un laps de temps très court...

Choisir de partir tôt en période calme, ce n’est donc pas qu’une attitude dilettante, c’est aussi un comportement professionnel tel un marathonien qui s’imposerait de courir en moins de temps une distance plus courte ; ce qui tombe sous le sens...

Vous avez reçus 135 nouveaux messages (car vous étiez parti(e) 4 jours en formation), vous avez reçu 24 nouveaux messages (2 heures de réunion… pendant lesquelles, comble du comble, vous n'avez été efficace que 10 minutes).

C'est avéré, plus vous vous éloignez de votre bureau, plus le nombre de messages à traiter lors de votre retour vous semble vertigineux ! (et jusqu'ici, rien de neuf…)

Sans prétention aucune, je livre donc la méthode que j'utilise pour trier au mieux mes messages. (Je précise que je travaille dans une entreprise fonctionnant en mode "Projets" au sein du groupe ALCAN donc cette manière de procéder n'est pas forcément valable ni efficace pour tout le monde) :

Le principe de base de cette méthode est que votre boite de réception ne doit jamais contenir plus de 10 messages.

En théorie, une lecture en diagonale vous permet immédiatement de définir si vous pouvez classer un email dans :

1. A traiter - Messages Internes
2. A traiter - Messages Externes
3. Demandes - Messages Internes
4. Demandes - Messages Externes
5. A Relire
6. A Archiver
7. Projet X001
8. Projet X002
9. Projet X003
10. …

1) Contient les messages pour lesquels vous devez réaliser une action, le message provenant du périmètre que vous aurez défini comme "Interne" (votre équipe, votre département, votre entreprise…)

2) Identique au (1) mais provenant de l'Externe (Autres départements, CoDIR, Clients/Fournisseurs, etc.)

3) Demandes pour lesquelles vous attendez qu'une action soit réalisée ou bien qu'une information vous soit retournée, ces messages ayant été envoyés aux membres de votre périmètre "Interne"

4) Idem (3) pour un périmètre Externe

5) Messages qui n'impliquent pas d'action de votre part mais dont le contenu possède une valeur. Ce sont les messages à analyser un peu plus en profondeur (évolutions des contrats en-cours, perspectives de business futur, nouveau mode de calcul des bonus, etc.)

6) Messages traités émanant des 4 premières catégories ou devant être conservés, au cas où.

7) A définir selon votre fonction avec une éventuelle sous-hiérarchisation …

Le classement permet alors de définir clairement ce que vous devez "faire" en vous laissant le choix de privilégier les actions à mener pour l'Interne ou l'Externe.

Les dossiers "demandes" vous aident à être plus efficace et exhaustif dans la relance des personnes. Ces mêmes personnes vont alors vite s'apercevoir que ne pas vous répondre ne signifie aucunement que le sujet s'éteindra de lui-même. A chaque relance, vous incluez la relance précédente dans votre nouveau message et faites disparaître la relance précédente du dossier.

Un seul dossier "A Archiver" est souvent plus opportun qu'une arborescence complexe et peu adaptée à des sujets de discussion multiples. Le tout étant se savoir retrouver rapidement qui vous avez écrit à propos de tel ou tel sujet ou certains mots-clés du message recherché !

De la même manière (et beaucoup s’accordent à dire que cette hygiène de l’email est impérative), il faut désactiver tous les évènements sonores et visuels vous indiquant l’arrivée d’un nouveau message. Le courrier électronique a trop souvent tendance à créer une urgence qui n’existe pas. On s’empresse de répondre à un courrier que l’on vient de recevoir alors que : 1/ l’émetteur n’a pas besoin de la réponse tout de suite - 2/ il faut parfois plusieurs minutes pour revenir à son niveau de concentration antérieur lorsque l’on s’est occupé d’un autre problème... ce qui nuit invariablement à votre productivité !

Dernier point essentiel : en rentrant après une absence (et quelle qu’en ait été la durée), toujours commencer par lire les derniers emails reçus. Cela permet de ne pas faire une réponse redondante si un de vos collègues a déjà répondu à une demande...

Dernier axe d’amélioration (cette fois-ci à l’attention des éditeurs de logiciels), permettre aux messages d’avoir une durée de vie ! A votre prochain retour de congés, je vous invite à calculer le nombre d’emails reçus concernant des sujets « périmés ».

Une offre du CE pour des places de ciné à saisir dans l’heure. Un renseignement sur une pièce qui doit être livrée dans la journée. Si ces messages sont envoyés alors que vous êtes tranquillement allongé sur le sable chaud à plusieurs milliers de kilomètres dans les Caraïbes (et je parle en connaissance de cause), il serait tout aussi bien que le message « s’autodétruise » une fois un court laps de temps passé... encore faudrait-il que l’émetteur ait eu la bonne idée d’indiquer la « date de péremption du message ».

Je suis avide de commentaires / autres méthodes, n’hésitez-pas à m’écrire !

Ce concept auquel je réfléchis depuis longtemps est assez simple. Les organisations, qu’elles soient privées ou publiques, sont généralement régies par un mode de management dit « hiérarchique » qui confère à votre supérieur son pouvoir justement parce qu’il est votre supérieur.

En théorie, s’il occupe ce poste, c’est parce qu’il a acquis la compétence nécessaire pour vous encadrer ; son pouvoir émanant directement de sa capacité. Si vous pensez que votre supérieur n’est véritablement pas le bon alors que l’on faisait tant d’éloges sur lui lorsqu’il occupait son précédent poste, lisez donc plutôt ceci : Le Principe de Peter.

Ma jeune expérience de l’entreprise m’a amené à entrevoir une autre manière de définir le concept de hiérarchisation des organisations : l’organimailisation.

En effet, toute structure un tant soit peu avancée utilise maintenant le courrier électronique. Si ce média n’occupe qu’une part restreinte des échanges d’informations ; il est désormais devenu un des premiers vecteurs lorsqu’il s’agit de « connaissance formelle » dans les structures.

Alors, pourquoi ne pourrait-on alors pas dresser l’organigramme d’une organisation à partir des échanges que chacun possède avec les autres ?

La cartographie se « tisserait » naturellement en fonction du temps.

Exemple 1 : Vous être un directeur de Projet pour EADS et supervisez plus de 200 personnes comprenant Chefs de Projets, Ingénieurs, Techniciens, etc. Votre MailRank (petit emprunt à Google et son fameux PageRank) serait élevé puisque vos courriers, bien qu’adressés à peu de personnes (prenons l’hypothèse des 5 chefs de projets dépendant de vous et des membres du Comité de Direction) seraient énormément relayés et commentés.

Exemple 2 : Votre responsable hiérarchique est notoirement connu pour son incompétence. Les personnes de votre organisation ont logiquement tendance à vous envoyer les courriers et à ne mettre votre supérieur qu’en copie, voire à ne pas l’informer. De la même manière, vous courriers « ricochent » dans l’entreprise car les informations que vous distillez sont pertinentes. Votre MailRank devient plus élevé que celui de votre « boss », traduction fidèle du véritable pouvoir de chacun.

Exemple 3 : Vous êtes le responsable du Comité d’Entreprise. Vous adressez régulièrement des courriers à l’ensemble de la structure (ce qui pourrait naturellement nous laisser croire que votre MailRank va être considérable) alors que le fait que vos courriers ne soient jamais commentés ou transmis indique le manque de « valeur » de vos envois pour l’organisation.

Bien évidemment, c’est une ébauche de réflexion livrée à ceux qui auront pris le temps de la lire. Beaucoup argueront de toute façon qu’une telle méthode d’analyse est de toute façon irréaliste puisqu’elle obligerait une structure à « pister » tous les échanges de mails... et nous savons tous pertinemment que c’est impossible